Al programar un viaje de negocios es importante aprovechar al máximo las estadías y optimizar el tiempo y los recursos. Muchas veces, el éxito de nuestras relaciones comerciales radica tanto en nuestra habilidad de negociación como en la prevención de imprevistos.


A continuación, te compartimos algunos tips que son indispensables para realizar viajes corporativos o de negocios con el éxito esperado:


Double check

Verifica las veces que sea necesario las reservaciones de hotel y los boletos de avión en cuanto hayas confirmado tu viaje, tanto para que asegures una estancia y traslado óptimos, como para que aproveches ofertas de los hoteles y aerolíneas de tu preferencia. 


Informarte sobre el destino

Es muy recomendable conocer los aspectos culturales del lugar que visitarás, como los códigos de vestimenta, el protocolo y las normas de cortesía, las costumbres del lugar, etc.


Verificar documentación importante

revisa la documentación que requieres para tu estancia y acreditación con anticipación. Te recomendamos tener una copia digital de todos tus documentos en la nube (Google Drive y mail personal por ejemplo), o tenerla guardada en un USB.


Prever los gastos

Antes de irte probar los límites de tus tarjetas bancarias y conocer si se utilizan en el lugar que vas. También puedes pedir un anticipo para los gastos de representación en tu empresa.


Viaja ligero

Simplifica el proceso empacando sólo las cosas que necesitas. No documentes equipaje, a menos de que realmente sea indispensable, y planea tu ropa o conjuntos para cada día del viaje, incluyendo algunas prendas adecuadas para descansar.

Si vas a hacer una demostración, puedes intentar mandar tus productos por adelantado al hotel donde te hospedarás para que no cargues una maleta pesada y evites dañar tu material de trabajo.


Aprovecha tiempos muertos

Durante tu viaje en avión puedes usar ese tiempo para escribir los correos que necesitas mandar o trabajar en un proyecto que tengas pendiente. En caso de estar varado en el aeropuerto, puedes utilizar aplicaciones como Gate Gurú para encontrar los restaurantes y cajeros automáticos más cercanos a tu puerta de admisión.


Tiempo de desplazamiento

Para evitar llegar tarde a tus reuniones cerciórate previamente del tiempo que necesitarás para ir de un sitio a otro. Puedes preguntar en el hotel o utilizar aplicaciones móviles sobre los distintos medios de transportes y las distancias y tiempos de demora.


Organízate

Los viajes de trabajo o de negocios pueden hacer que cientos de ideas nuevas te asalten a la vez. Utiliza aplicaciones como Evernote para guardar estas nociones al momento y tenerlas disponibles en todos tus dispositivos.


Prioriza tus contactos

La mayoría de los viajes ofrecen oportunidades fenomenales de hacer networking, así que esto tiene que ser una de tus prioridades. Habla con expositores, vendedores, asistentes, etcétera, y utiliza plataformas como LinkedIn para mantenerte conectado.  No olvides que las nuevas conexiones pueden convertirse en nuevos contratos.


Disfruta un tiempo de relax

En un viaje de negocios también es necesario tener un tiempo para descansar. Muchos hoteles cuentan con gimnasio o spa o si prefieres, puedes salir de tu alojamiento para pasear un rato al aire libre. Aprovecha el tiempo fuera de la oficina para recuperarte en lugar de tratar de acabar todos tus pendientes.


Tener en cuenta el post viaje

Una vez de regreso, agradece a las personas contactadas por las reuniones realizadas y promueve nuevos encuentros. También puedes compartir tu experiencia y sugerencias con los demás compañeros de tu empresa, para entre todos poder sacar un mejor provecho de tu experiencia.


Recuerda que los viajes de negocios son maravillosos para expandir tus convenios comerciales, y si los planeas y te enfocas en cumplir tus metas regresaras a casa emocionado por los resultados.